役員秘書の職務経歴書の見本
日系と外資系で8年の経験を持つ役員秘書の職務経歴書です。秘書の採用では、担当する役員の役職と人数、任されている範囲、そして語学力が見られるため、件数と範囲を具体的に書いています。
役員秘書この見本を使う
採用担当者が見るポイント
- 担当する役員： 役職と人数（代表取締役、役員、部長など）。
- 任されている範囲： スケジュール、出張、会議、経費、来客、慶弔など。
- 量とスピード： 予定調整の件数、出張手配の件数、急な変更への対応。
- 語学力： 英語でのメール・電話・会議対応の実際のレベル。
- 信頼性： 機密情報の扱い、先回りした段取り。
職務要約の書き方
業界と年数、担当する役員の役職と人数、任されている範囲を書き、自分の秘書としての姿勢を一文で添えます。
外資系と日系の企業で8年間、役員秘書を務めてきました。現在は外資系医療機器メーカーで代表取締役を含む役員3名を担当し、日英でのスケジュール調整、国内外の出張手配、取締役会の準備を行っています。先回りした段取りで、役員が本来の仕事に集中できる環境を作ることを大切にしています。
一般事務から秘書を目指す場合
一般事務として5年間、部長のスケジュール調整と会議の準備、来客対応を担当してきました。秘書検定2級を取得し、TOEIC は850点です。先回りした段取りとていねいな対応を生かし、役員秘書として経営を支えたいと考えています。
使える実績の例文
見本にないものも含めた、この職種で伝わる実績の書き方です。型を借りて、自分の数字を入れてください。
- 年1回のアジア地域の役員会議（参加者50名、3日間）の会場、宿泊、通訳の手配を統括。
- 役員の移動時間を見直して会議を集約し、週あたり約5時間の空き時間を生み出した。
- 急な日程変更にも当日中に関係者20名以上と再調整し、重要な会議の欠席をゼロに。
- 名刺と面会記録のデータベースを作り、約1,500件の社外関係者の情報を整理。
- 経費精算システムへの移行時に役員3名の操作を代行・サポートし、移行初月から遅れなく処理。
- 海外からの来訪者（年間約30組）の空港送迎から会食までの手配を担当。
- 秘書チーム4名の業務分担表を作り、休暇時の引き継ぎをスムーズにした。
- 取締役会の資料の締め切り管理を始め、資料配布の遅れを年6回から0回に。
書くべきスキル
専門スキル
ヒューマンスキル
書いておきたい資格・免許
- 秘書技能検定（2級・準1級・1級）： 秘書職で最も一般的な資格です。
- TOEIC： 外資系の秘書では800点以上を求める求人が多くあります。
- MOS： 資料作成のスキルを示せます。
枚数と構成
A4 で1〜2枚。担当役員と範囲を職歴の最初に書き、語学と資格は独立した項目にします。
よくある失敗
- 担当する役員の役職や人数が書かれていない。
- 「スケジュール管理」だけで、件数や範囲が伝わらない。
- 英語のレベルが資格の点数だけで、実際の使用場面がない。
- 機密に触れる具体的な社内情報を書いてしまっている。
よくある質問
秘書の職務経歴書で重視されることは？
担当する役員の役職と人数、任されている範囲、そして語学力です。件数や具体的な場面を書くと、仕事ぶりが伝わります。
英語はどの程度書けばいいですか？
TOEIC の点数に加えて、「海外本社との日程調整を英語でメール・電話対応」のように実際の使用場面を書きましょう。
秘書から別の職種に移れますか？
移れます。調整力や段取り力は、総務、人事、プロジェクトの事務局などで評価されます。