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Lebenslauf Assistenz der Geschäftsführung

Ein Lebenslauf für eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung, die zu einem größeren Unternehmen oder in die Vorstandsassistenz wechseln möchte. Geschäftsführer suchen jemanden, der ihnen den Rücken freihält und mitdenkt. Der Lebenslauf zeigt deshalb Umfang, Vertrauen und eigenständige Projekte.

Lebenslauf-Beispiel Assistenz der Geschäftsführung, Seite 1 von 1CLAUDIA NEUMANNAssistenz der Geschäftsführungclaudia.neumann@example.com | 040 66969 271 | Hamburg | linkedin.com/in/example-claudiaKURZPROFILAssistenz der Geschäftsführung mit neun Jahren Erfahrung, davon fünf für zwei Geschäftsführer einesLogistikunternehmens mit 600 Mitarbeitenden. Ich halte Kalender, Reisen und Gremienunterlagen imGriff, bereite Entscheidungen vor und treibe Projekte voran, wenn die Geschäftsführung unterwegs ist.Geprüfte Assistentin (IHK).BERUFSERFAHRUNGAssistenz der Geschäftsführung05/2021 – heuteElbkai Logistik GmbHHamburg•Steuere die Kalender von zwei Geschäftsführern mit rund 40 Terminen pro Woche und organisierejährlich etwa 70 In- und Auslandsreisen.•Bereite die quartalsweisen Beiratssitzungen vor: Tagesordnung, Unterlagen aus 6 Fachbereichen,Protokoll und Nachverfolgung der Beschlüsse.•Projektleitung für den Umzug der Zentrale mit 180 Arbeitsplätzen; im Budget und ohne Ausfalltagabgeschlossen.•Ein Aufgabenboard in Microsoft Planner eingeführt; offene Punkte aus Geschäftsleitungsrundenwerden jetzt zu 95 % fristgerecht erledigt.Teamassistenz Vertrieb03/2017 – 04/2021Nordhafen Handelsgesellschaft mbHHamburg•Assistenz für den Vertriebsleiter und 14 Außendienstmitarbeiter; Organisation von 3 Messen im Jahr.•Angebote und Verträge in SAP SD erstellt und das CRM gepflegt; Datenqualität bei Kundenkontaktenauf 98 % gebracht.Kauffrau für Büromanagement08/2015 – 02/2017Nordhafen Handelsgesellschaft mbHHamburg•Empfang, Korrespondenz und Rechnungsprüfung in einem Team von 5.AUSBILDUNGGeprüfte Assistentin für Büro- und Projektorganisation (IHK)09/2019 – 11/2020IHK HamburgHamburgAusbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation (IHK)08/2012 – 07/2015Nordhafen Handelsgesellschaft mbHHamburgKENNTNISSEKalender- und Reisemanagement · Gremienarbeit · Projektorganisation · Microsoft 365 · PowerPoint ·SAP SD · Protokollführung · Eventplanung · DiskretionSPRACHENDeutsch Muttersprache · Englisch Verhandlungssicher · Französisch Sehr gute Kenntnisse
Assistenz der GeschäftsführungBeispiel verwenden

Worauf Personaler achten

  • Für wen du arbeitest: Ebene (Geschäftsführung, Vorstand), Anzahl der Führungskräfte und Größe des Unternehmens.
  • Umfang: Termine pro Woche, Reisen im Jahr, Gremien, die du betreust.
  • Eigenständige Projekte: Umzüge, Events, Einführung neuer Werkzeuge.
  • Vertrauen und Diskretion: Gremienunterlagen, Personalthemen, vertrauliche Korrespondenz.
  • Sprachen und Programme: Englisch verhandlungssicher ist oft Pflicht, Microsoft 365 auf hohem Niveau.

Das Kurzprofil schreiben

Jahre Erfahrung, für wen du arbeitest (Ebene, Unternehmensgröße, Branche), was du verantwortest und eine besondere Stärke. Eine Weiterbildung wie Geprüfte Assistenz passt ans Ende.

Das Kurzprofil in diesem Beispiel

Assistenz der Geschäftsführung mit neun Jahren Erfahrung, davon fünf für zwei Geschäftsführer eines Logistikunternehmens mit 600 Mitarbeitenden. Ich halte Kalender, Reisen und Gremienunterlagen im Griff, bereite Entscheidungen vor und treibe Projekte voran, wenn die Geschäftsführung unterwegs ist. Geprüfte Assistentin (IHK).

Teamassistenz auf dem Weg zur Geschäftsführungsassistenz

Teamassistentin mit vier Jahren im Vertrieb eines Maschinenbauers, zuständig für 12 Außendienstler und drei Messen im Jahr. Ich arbeite gern eigenständig, behalte viele Fäden in der Hand und möchte in die Assistenz der Geschäftsführung wechseln.

Vorstandsassistenz in einem Konzern

Vorstandsassistentin mit zwölf Jahren Erfahrung in börsennotierten Unternehmen, zuletzt für den Finanzvorstand. Ich koordiniere Aufsichtsratsunterlagen, Hauptversammlung und Roadshows und führe ein Assistenzteam von drei Kolleginnen.

Stichpunkte, die wirken

Starke Zeilen für diesen Beruf, zusätzlich zu denen im Beispiel. Übernimm die Form und setz deine eigenen Zahlen ein.

  • Kalender von 3 Geschäftsführern mit Zeitzonen in Europa und Asien koordiniert, rund 50 Termine pro Woche.
  • Eine Führungskräftetagung für 120 Teilnehmende organisiert, 8 % unter Budget.
  • Unterlagen für 4 Aufsichtsratssitzungen im Jahr zusammengestellt und fristgerecht versandt.
  • Reiserichtlinie überarbeitet und einen neuen Reisedienstleister eingeführt; Reisekosten um 18 % gesenkt.
  • Korrespondenz auf Deutsch, Englisch und Französisch für die Geschäftsführung entworfen.
  • Ein neues Assistenzteam von 3 Personen eingearbeitet und Vertretungsregeln aufgestellt.
  • Monatliches Reporting für die Geschäftsführung aus 5 Abteilungen gesammelt und als PowerPoint aufbereitet.
  • Den Wechsel auf Microsoft 365 für die Geschäftsleitung begleitet und 25 Führungskräfte geschult.

Kenntnisse für den Lebenslauf

Fachkenntnisse

  • Kalender- und Terminmanagement
  • Reiseplanung und -abrechnung
  • Vorbereitung von Gremiensitzungen
  • Protokollführung
  • Projekt- und Eventorganisation
  • Microsoft 365 auf hohem Niveau
  • Präsentationen in PowerPoint
  • Korrespondenz in Fremdsprachen

Soziale Kompetenzen

  • Diskretion
  • Vorausdenken
  • Souveränes Auftreten
  • Belastbarkeit bei vielen Prioritäten

Abschlüsse, Zertifikate und Nachweise

  • Geprüfte/r Assistent/in für Büro- und Projektorganisation (IHK) oder Fachwirt/in: zeigt Qualifikation über die Ausbildung hinaus.
  • Kauffrau/-mann für Büromanagement: der übliche Einstieg; mit Jahr.
  • Sprachzertifikate (Cambridge, TOEIC, DELF): für Stellen mit internationaler Korrespondenz.

Länge und Aufbau

Ein bis zwei Seiten. Reihenfolge: Kurzprofil, Berufserfahrung, Weiterbildung und Ausbildung, Kenntnisse, Sprachen. Frühe Stationen fasst du kürzer.

Häufige Fehler

  • Nur Routineaufgaben aufzählen. Zeig, was du eigenständig vorangetrieben hast.
  • Ebene und Unternehmensgröße weglassen. Assistenz für einen Abteilungsleiter ist etwas anderes als für einen Vorstand.
  • Vertrauliches ausplaudern. Beschreibe Projekte, ohne Interna zu verraten.
  • Sprachniveaus überschätzen. In der Assistenz werden sie oft im Gespräch geprüft.

Fragen und Antworten

Was gehört in den Lebenslauf einer Assistenz der Geschäftsführung?

Ebene und Anzahl der Führungskräfte, Unternehmensgröße, Umfang von Terminen und Reisen, Gremienarbeit, eigene Projekte, Weiterbildungen, Programme und Sprachen.

Ist ein Studium für die Assistenz nötig?

Nein. Eine kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung ist üblich. Ein Studium hilft bei Stellen mit viel Projektarbeit oder in Konzernen.

Wie zeige ich Diskretion im Lebenslauf?

Durch die Aufgaben selbst: Gremienunterlagen, Personalthemen, Vorstandskorrespondenz. Das Wort „diskret“ allein überzeugt niemanden.

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